PROCEDURA PRZYJMOWANIA ZGŁOSZENIA

Grupa emeis wraz z Zarządem, zarejestrowana pod numerem 401 251 566 jest administratorem danych osobowych przekazywanych w celu zgłaszania i przetwarzania informacji o nieprawidłowościach.  Korzystanie z systemu informowania o nieprawidłowościach nie jest obowiązkowe, umożliwia ono dokonywanie wymienionych poniżej zgłoszeń. Istnieje również możliwość dokonywania zgłoszeń za pomocą wszelkich innych udostępnionych przez Grupę środków bez żadnych negatywnych konsekwencji.

• RODZAJE DOPUSZCZALNYCH ZGŁOSZEŃ

Można dokonywać zgłoszeń w następujących przypadkach, jeśli dowiedzieli się o nich Państwo osobiście lub byli ich świadkiem:  

• Zachowania lub sytuacje sprzeczne z Kodeksem postępowania Grupy, dotyczące w szczególności:
• sytuacji, w których występuje konflikt interesów;
• przypadków korupcji;
• przypadków handlu wpływami (płatnej protekcji);
• przypadków dyskryminacji lub napastowania. 
• Zachowania związane z:
• zbrodnią lub przestępstwem;
• poważnym i jawnym naruszeniem zobowiązań międzynarodowych ratyfikowanych przez Francję;
• poważnym i jawnym naruszeniem jednostronnego aktu organizacji międzynarodowej;
• poważnym i jawnym naruszeniem prawa lub przepisu;
• zagrożeniami lub ciężkimi naruszeniami interesu ogólnego. 

• Złamanie zobowiązań określonych w:
• przepisach unijnych;
• Kodeksie walutowym i finansowym;
• rozporządzeniu ogólnym Urzędu Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych. Uwaga: Z zakresu dokonywania zgłoszeń wyłączone są informacje objęte:
• tajemnicą lekarską;
• tajemnicą dotyczącą obrony narodowej;
• tajemnicą adwokacką.

• PROCEDURA DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ U REFERENTA WYZNACZONEGO PRZEZ PRZEDSIĘBIORSTWO 

Za pośrednictwem platformy przekazują Państwo zgłoszenie do wyznaczonego przez przedsiębiorstwo referenta, który jest jedynym odbiorcą otrzymanych informacji w takim zakresie, w jakim są one niezbędne do wykonywania powierzonych mu zadań. Wyznaczonymi referentami są odpowiednio

Radosław Matusiak - Compliance Officer i Justyna Szymczyk – HR Business Partner

• TREŚĆ POWIADOMIENIA O NIEPRAWIDŁOWOŚCIACH 

Należy pamiętać, by:  

• Zgłoszenia dokonywać w sposób obiektywny i rzeczowy, bezpośrednio związany z zakresem stosowania systemu powiadamiania o nieprawidłowościach:
• Ocena zachowania poszczególnych osób ani subiektywne komentarze nie będą brane pod uwagę;
• Należy przytaczać wyłącznie fakty, których byliście Państwo bezpośrednimi świadkami, w dobrej wierze, w sposób jasny, zwięzły i wyczerpujący.

• W zgłoszeniu należy podać wyłącznie następujące dane:
• tożsamość, stanowisko i dane teleadresowe autora zgłoszenia;
• tożsamość i stanowisko osoby lub osób, których dotyczy zgłoszenie;
• zgłaszane fakty;
• ewentualne dokumenty (pliki, zdjęcia lub inne dokumenty) potwierdzające zgłoszenie.

• Podczas całej procedury przetwarzania zgłoszenia zapewniona jest poufność. W rzadkich przypadkach Państwa tożsamość może być podana do wiadomości organów wymiaru sprawiedliwości z zastrzeżeniem uprzedniego wyrażenia przez Państwa zgody.

• W wyjątkowych przypadkach zgłoszenia można dokonać anonimowo, przy czym należy zaznaczyć, że:
• wszelkie zgłoszenia anonimowe niezwiązane z istotnymi faktami i/lub niedostatecznie szczegółowo opisane nie będą brane pod uwagę i będą natychmiast odrzucane;
• jeśli fakty okażą się wystarczająco istotne i szczegółowo opisane, zgłoszenie będzie przetwarzane, jednak dochodzenie będzie trwało dłużej i będzie mniej skuteczne ze względu na to, że kontakt pomiędzy osobą dokonującą zgłoszenia a osobą przetwarzającą je będzie utrudniony.

• PRZETWARZANIE ZGŁOSZEŃ

 Dokonane zgłoszenie przekazywane jest wyłącznie do wiadomości wyznaczonego przez Grupę referenta. Od tej chwili etapy postępowania są następujące:

• osoba zgłaszająca otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny zgłoszenia, na który należy powoływać się w korespondencji z odbierającym je referentem; 
• w zależności od rodzaju zgłoszenia oraz zakresu, którego ono dotyczy, referent może poprosić o informacje uzupełniające;

podczas pierwszego etapu, tzw. weryfikacji, referent dokonuje wstępnej oceny, by określić, czy dane zgłoszenie wchodzi w zakres obowiązywania

• niniejszej procedury. Każde zgłoszenie, które w sposób oczywisty nie będzie wchodziło w zakres obowiązywania procedury zostanie natychmiast zniszczone, a osoba zgłaszająca zostanie o tym powiadomiona. Każde zgłoszenie złożone dla żartu, w złej wierze, obraźliwe lub oszczercze zostanie zniszczone po przeprowadzeniu dochodzenia wewnętrznego. Referent poinformuje o tym osobę zgłaszającą.W przypadku, gdy referent uzna zgłoszenie za dopuszczalne, powiadomi o tym osobę zgłaszającą.

W celu przetworzenia zgłoszenia referent podejmie wszelkie niezbędne kroki, polegające w szczególności na wszczęciu dochodzenia, w przypadku, gdy okaże się to niezbędne. Dochodzenie takie może być przeprowadzone przez niewielki zespół wewnętrzny złożony z pracowników Grupy specjalnie przeszkolonych do wykonywania tego typu zadań oraz objętych obowiązkiem zachowania szczególnej poufności lub – w uzasadnionych przypadkach – przez osoby trzecie specjalizujące się w przeprowadzaniu dochodzeń z zakresu, które takie dochodzenie obejmuje (na przykład z zakresu informatyki, prawa, finansów, księgowości).  W takich przypadkach osoby trzecie zobowiązane są na mocy umowy do niewykorzystywania danych w sposób niewłaściwy, zachowania poufności, przestrzegania okresu przechowywania danych oraz zniszczenia lub zwrotu wszelkich nośników fizycznych i zdigitalizowanych zawierających dane osobowe po zakończeniu świadczenia usługi.  Referent podejmie wszelkie środki ostrożności mające na celu przekazywanie osobom trzecim (zarówno pracownikom Grupy, jak i osobom zewnętrznym biorącym udział w procedurze weryfikacji lub przetwarzania zgłoszenia o nieprawidłowościach) wyłącznie danych niezbędnych do wykonywania powierzonych im zadań.  Wszelkie informacje umożliwiające identyfikację osoby dokonującej zgłoszenia przekazywane osobom trzecim spoza Grupy, z wyjątkiem organów wymiaru sprawiedliwości, mogą być rozpowszechniane wyłącznie za jej zgodą.

• Referent poinformuje również o ostatecznym zakończeniu procedury. Należy zwrócić uwagę na fakt, że osoba zgłaszająca jest powiązana z procesem dochodzeniowym jedynie w celu weryfikacji zgłoszonych faktów. Przebieg dochodzenia, jego treść, wynik oraz stosunki, jakie z tego wynikają są szczególnie poufne, również w stosunku do osoby dokonującej zgłoszenia, gdyż tak samo jak zapewniamy poufność w przetwarzaniu zgłoszeń, tak samo zapewniamy ją w zakresie planu działań oraz podejmowanych kroków.

• INFORMACJE DOTYCZĄCE OSÓB ZWIĄZANYCH ZE ZGŁOSZENIEM

Informacje ogólne dla osób dokonujących zgłoszenia

• Korzystanie z systemu w dobrej wierze, nawet jeśli zgłaszane fakty okażą się nieprawdziwe lub nie zostanie wszczęte żadne postępowanie, nie naraża osoby zgłaszającej na żadne sankcje dyscyplinarne;
• Natomiast wykorzystywanie systemu w sposób niezgodny z prawem oraz celowe dokonywanie fałszywych zgłoszeń podlega karze grzywny w wysokości 30 000 EUR oraz dwóch lat pozbawienia wolności. Informacje szczególne dla osób, których dotyczy zgłoszenie
• Osoba, której dotyczy zgłoszenie zostaje o tym fakcie poinformowana podczas jego rejestrowania w celu umożliwienia jej wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych;
• W przypadku konieczności zastosowania środków zabezpieczających mających na celu zapobieganie zniszczeniu związanych ze zgłoszeniem dowodów, osoba, której ono dotyczy jest informowana dopiero po zastosowaniu takich środków.

• PRZETWARZANIE I PRZECHOWYWANIE DANYCH OSOBOWYCH 

Dane osobowe osoby dokonującej zgłoszenia są przetwarzane z zachowaniem poufności i dotyczą:

• tożsamości (z wyjątkiem zgłoszeń dokonywanych anonimowo);
• stanowiska i danych teleadresowych;
• zgłaszanych faktów;
• informacji zgromadzonych w ramach dochodzenia;
• sprawozdania z działań weryfikacyjnych oraz kolejnych kroków podjętych w wyniku dokonania zgłoszenia. Procedura dotycząca okresu przechowywania danych jest następująca:
• Dane dotyczące zgłoszenia uznanego po otrzymaniu za wykraczające poza zakres obowiązywania systemu są po anonimizacji natychmiast niszczone;
• W przypadku, gdy w wyniku zgłoszenia nie wszczęto postępowania dyscyplinarnego ani sądowego, dane dotyczące zgłoszenia są po anonimizacji niszczone w terminie dwóch miesięcy od zakończenia czynności weryfikacyjnych;
• W przypadku wszczęcia postępowania dyscyplinarnego lub sądowego wobec osoby, której dotyczy zgłoszenie lub osoby dokonującej zgłoszenia niezgodnie z prawem, dane dotyczące zgłoszenia są przechowywane do chwili zakończenia postępowania. Zgodnie z ustawą dotyczącą informatyki i swobód z dnia 6 stycznia 1978 roku z późniejszymi zmianami mają Państwo prawo do:
• dostępu, sprostowania, usuwania danych osobowych oraz wydawania dyspozycji dotyczących zarządzania danymi po śmierci ich właściciela. Mogą Państwo również – z uzasadnionych przyczyn – wyrazić sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących Państwa danych osobowych. Zgodnie z Rozporządzeniem (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku mogą Państwo, od dnia 25 maja 2018 roku, korzystać z prawa do ich przenoszenia (proces przenoszenia danych do formatów elektronicznych) oraz ograniczenia ich przetwarzania.
• Można przesłać takie żądanie drogą pocztową na poniższy adres:
• Paweł Makowski (DPO externe)) : odo@orpea.pl
• Żądanie dotyczące prawa do dostępu należy podpisać i dołączyć do niego podpisany dokument potwierdzający tożsamość oraz umieścić w nim informacje umożliwiające udzielenie odpowiedzi.
• Istnieje również możliwość złożenia reklamacji do organu nadzorczego. W celu uzyskania dodatkowych informacji należy zapoznać się z przysługującymi prawami na stronie internetowej CNIL (francuskiego organu ochrony danych osobowych).  

• WIELOETAPOWA PROCEDURA ZGŁASZANIA ZGODNIE Z USTAWĄ SAPIN II ORAZ UCHWAŁĄ CNIL Z DNIA 22 CZERWCA 2017 ROKU 

W celu skorzystania z ochrony wynikającej z ustawy*, należy przestrzegać ogólnej, trzyetapowej procedury powiadamiania:

• Zgłoszenie dokonywane jest u wyznaczonego przez przedsiębiorstwo referenta, który, w terminie dwóch miesięcy od chwili otrzymania zgłoszenia, weryfikuje następnie jego dopuszczalność. W przypadku, gdy referent nie udziela żadnej odpowiedzi ani nie potwierdza formalnie dopuszczalności zgłoszenia lub jej braku (przy zgłoszeniach anonimowych należy samemu śledzić przetwarzanie zgłoszenia na platformie, korzystając z unikalnego numeru zgłoszenia), można przejść do kolejnego etapu; 
• Zgłoszenia można dokonać w organach wymiaru sprawiedliwości (sąd, prokuratura) lub organach administracyjnych (prefektura, urząd inspektora, regionalny urząd ds. zdrowia, francuska agencja antykorupcyjna), które powinny udzielić odpowiedzi w terminie trzech miesięcy. W przypadku braku jej otrzymania można przejść do trzeciego etapu;

• Zgłoszenie może zostać podane do wiadomości publicznej. Jedynie w przypadkach poważnego i prawdopodobnego niebezpieczeństwa* lub zagrożenia nieodwracalną szkodą zgłoszenia można dokonać bezpośrednio w organach wymienionych w drugim etapie lub podać do wiadomości publicznej. Opisywanie lub poświadczanie w złej wierze, z zamiarem zaszkodzenia lub jedynie częściowa i nieścisła znajomość faktów podanych do wiadomości publicznej lub rozpowszechnionych (w przypadku, gdy chodzi o fakty dotyczące sytuacji związanej z konfliktem interesów lub fakty mogące skutkować sankcjami dyscyplinarnymi) podlega sankcjom karnym i dyscyplinarnym. W przypadku nieprzestrzegania wieloetapowej procedury zgłaszania oraz gdy rozpowszechnianie informacji nie jest ani konieczne, ani proporcjonalne do ochrony danych interesów, osoba dokonująca zgłoszenia nie może korzystać z prawa do ochrony dla osób dokonujących zgłoszenia gwarantowanego ustawą Sapin II. Ustawa daje każdej osobie możliwość dokonania zgłoszenia u obrońcy praw, który kieruje je do odpowiedniego organu przyjmującego takie zgłoszenia. Procedura taka nie wchodzi w zakres wieloetapowej procedury zgłaszania. UWAGA: Fakt, iż osoba dokonująca zgłoszenie nie jest informowana o działaniach podejmowanych wskutek dokonania zgłoszenia, którego dopuszczalność potwierdzono nie świadczy o tym, że przetwarzanie się nie odbywa. Poufność podejmowanych działań zapewniana jest na takiej samej zasadzie jak poufność treści zgłoszenia i przekazywanych informacji.