- - Anglais (UK)
  - Polonais
Dostęp Pro

Witamy na stronie emeis Polska poświęconej zgłaszaniu nieprawidłowości.

emeis zapewnia swoim pracownikom i akcjonariuszom System Zgłaszania Nieprawidłowości umożliwiający zgłaszanie sytuacji, które są niewłaściwe lub niezgodne z jej zasadami lub obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami.

Ważne

System ten uzupełnia istniejące kanały i wzmacnia podejście emeis do etycznego postępowania. Daje on każdemu, kto chce zgłosić sytuację, łatwy, poufny i, w razie potrzeby, anonimowy sposób na dokonanie takiego zgłoszenia.

Przed dokonaniem zgłoszenia zachęcamy do zapoznania się z Procedurą gromadzenia i przetwarzania zgłoszeń (do pobrania poniżej), która określa ramy i procedury operacyjne Systemu Zgłaszania Nieprawidłowości emeis.

Profil organizacji

Organizacja emeis Poland

Referenci

Compliance Officer
Dyrektor ds. Personalnych

Podmioty powiązane

Czeremchowa Sp. z o.o.
MS Nieruchomości Sp. z o.o
OSTOYA Real Estate Sp. z o.o.
KM Sp. z o.o.

Dokumentacja

PROCEDURA PRZYJMOWANIA ZGŁOSZENIA.pdf

Utwórz raport

Dostęp do istniejącego raportu

Dodatkowe informacje

System Zgłaszania Nieprawidłowościach nie jest w żadnym wypadku systemem awaryjnym i nie zastępuje istniejących systemów zgłaszania zdarzeń stanowiących bezpośrednie zagrożenie dla ludzi lub mienia.

Ważna informacja

PROCEDURA PRZYJMOWANIA ZGŁOSZENIA
Grupa emeis wraz z Zarządem, zarejestrowana pod numerem 401 251 566 jest administratorem danych osobowych przekazywanych w celu zgłaszania i przetwarzania informacji o nieprawidłowościach. Korzystanie z systemu informowania o nieprawidłowościach nie jest obowiązkowe, umożliwia ono dokonywanie wymienionych poniżej zgłoszeń. Istnieje również możliwość dokonywania zgłoszeń za pomocą wszelkich innych udostępnionych przez Grupę środków bez żadnych negatywnych konsekwencji.

RODZAJE DOPUSZCZALNYCH ZGŁOSZEŃ

Można dokonywać zgłoszeń w następujących przypadkach, jeśli dowiedzieli się o nich Państwo osobiście lub byli ich świadkiem:

Zachowania lub sytuacje sprzeczne z Kodeksem postępowania Grupy, dotyczące w szczególności:

sytuacji, w których występuje konflikt interesów;
przypadków korupcji;
przypadków handlu wpływami (płatnej protekcji);
przypadków dyskryminacji lub napastowania.

Zachowania związane z:

zbrodnią lub przestępstwem;
poważnym i jawnym naruszeniem zobowiązań międzynarodowych ratyfikowanych przez Francję;
poważnym i jawnym naruszeniem jednostronnego aktu organizacji międzynarodowej;
poważnym i jawnym naruszeniem prawa lub przepisu;
zagrożeniami lub ciężkimi naruszeniami interesu ogólnego.

Złamanie zobowiązań określonych w:

przepisach unijnych;
Kodeksie walutowym i finansowym;
rozporządzeniu ogólnym Urzędu Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych. Uwaga: Z zakresu dokonywania zgłoszeń wyłączone są informacje objęte:

tajemnicą lekarską;
tajemnicą dotyczącą obrony narodowej;
tajemnicą adwokacką.

PROCEDURA DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ U REFERENTA WYZNACZONEGO PRZEZ PRZEDSIĘBIORSTWO

Za pośrednictwem platformy przekazują Państwo zgłoszenie do wyznaczonego przez przedsiębiorstwo referenta, który jest jedynym odbiorcą otrzymanych informacji w takim zakresie, w jakim są one niezbędne do wykonywania powierzonych mu zadań. Wyznaczonymi referentami są odpowiednio
Radosław Matusiak - Compliance Officer i Justyna Szymczyk – HR Business Partner

TREŚĆ POWIADOMIENIA O NIEPRAWIDŁOWOŚCIACH

Należy pamiętać, by:

Zgłoszenia dokonywać w sposób obiektywny i rzeczowy, bezpośrednio związany z zakresem stosowania systemu powiadamiania o nieprawidłowościach:

Ocena zachowania poszczególnych osób ani subiektywne komentarze nie będą brane pod uwagę;
Należy przytaczać wyłącznie fakty, których byliście Państwo bezpośrednimi świadkami, w dobrej wierze, w sposób jasny, zwięzły i wyczerpujący.

W zgłoszeniu należy podać wyłącznie następujące dane:

tożsamość, stanowisko i dane teleadresowe autora zgłoszenia;
tożsamość i stanowisko osoby lub osób, których dotyczy zgłoszenie;
zgłaszane fakty;
ewentualne dokumenty (pliki, zdjęcia lub inne dokumenty) potwierdzające zgłoszenie.

Podczas całej procedury przetwarzania zgłoszenia zapewniona jest poufność. W rzadkich przypadkach Państwa tożsamość może być podana do wiadomości organów wymiaru sprawiedliwości z zastrzeżeniem uprzedniego wyrażenia przez Państwa zgody.

W wyjątkowych przypadkach zgłoszenia można dokonać anonimowo, przy czym należy zaznaczyć, że:

wszelkie zgłoszenia anonimowe niezwiązane z istotnymi faktami i/lub niedostatecznie szczegółowo opisane nie będą brane pod uwagę i będą natychmiast odrzucane;
jeśli fakty okażą się wystarczająco istotne i szczegółowo opisane, zgłoszenie będzie przetwarzane, jednak dochodzenie będzie trwało dłużej i będzie mniej skuteczne ze względu na to, że kontakt pomiędzy osobą dokonującą zgłoszenia a osobą przetwarzającą je będzie utrudniony.

PRZETWARZANIE ZGŁOSZEŃ

Dokonane zgłoszenie przekazywane jest wyłącznie do wiadomości wyznaczonego przez Grupę referenta. Od tej chwili etapy postępowania są następujące:

osoba zgłaszająca otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny zgłoszenia, na który należy powoływać się w korespondencji z odbierającym je referentem;
w zależności od rodzaju zgłoszenia oraz zakresu, którego ono dotyczy, referent może poprosić o informacje uzupełniające;

podczas pierwszego etapu, tzw. weryfikacji, referent dokonuje wstępnej oceny, by określić, czy dane zgłoszenie wchodzi w zakres obowiązywania

niniejszej procedury. Każde zgłoszenie, które w sposób oczywisty nie będzie wchodziło w zakres obowiązywania procedury zostanie natychmiast zniszczone, a osoba zgłaszająca zostanie o tym powiadomiona. Każde zgłoszenie złożone dla żartu, w złej wierze, obraźliwe lub oszczercze zostanie zniszczone po przeprowadzeniu dochodzenia wewnętrznego. Referent poinformuje o tym osobę zgłaszającą.W przypadku, gdy referent uzna zgłoszenie za dopuszczalne, powiadomi o tym osobę zgłaszającą.

W celu przetworzenia zgłoszenia referent podejmie wszelkie niezbędne kroki, polegające w szczególności na wszczęciu dochodzenia, w przypadku, gdy okaże się to niezbędne. Dochodzenie takie może być przeprowadzone przez niewielki zespół wewnętrzny złożony z pracowników Grupy specjalnie przeszkolonych do wykonywania tego typu zadań oraz objętych obowiązkiem zachowania szczególnej poufności lub – w uzasadnionych przypadkach – przez osoby trzecie specjalizujące się w przeprowadzaniu dochodzeń z zakresu, które takie dochodzenie obejmuje (na przykład z zakresu informatyki, prawa, finansów, księgowości). W takich przypadkach osoby trzecie zobowiązane są na mocy umowy do niewykorzystywania danych w sposób niewłaściwy, zachowania poufności, przestrzegania okresu przechowywania danych oraz zniszczenia lub zwrotu wszelkich nośników fizycznych i zdigitalizowanych zawierających dane osobowe po zakończeniu świadczenia usługi. Referent podejmie wszelkie środki ostrożności mające na celu przekazywanie osobom trzecim (zarówno pracownikom Grupy, jak i osobom zewnętrznym biorącym udział w procedurze weryfikacji lub przetwarzania zgłoszenia o nieprawidłowościach) wyłącznie danych niezbędnych do wykonywania powierzonych im zadań. Wszelkie informacje umożliwiające identyfikację osoby dokonującej zgłoszenia przekazywane osobom trzecim spoza Grupy, z wyjątkiem organów wymiaru sprawiedliwości, mogą być rozpowszechniane wyłącznie za jej zgodą.

Referent poinformuje również o ostatecznym zakończeniu procedury. Należy zwrócić uwagę na fakt, że osoba zgłaszająca jest powiązana z procesem dochodzeniowym jedynie w celu weryfikacji zgłoszonych faktów. Przebieg dochodzenia, jego treść, wynik oraz stosunki, jakie z tego wynikają są szczególnie poufne, również w stosunku do osoby dokonującej zgłoszenia, gdyż tak samo jak zapewniamy poufność w przetwarzaniu zgłoszeń, tak samo zapewniamy ją w zakresie planu działań oraz podejmowanych kroków.

INFORMACJE DOTYCZĄCE OSÓB ZWIĄZANYCH ZE ZGŁOSZENIEM

Informacje ogólne dla osób dokonujących zgłoszenia

Korzystanie z systemu w dobrej wierze, nawet jeśli zgłaszane fakty okażą się nieprawdziwe lub nie zostanie wszczęte żadne postępowanie, nie naraża osoby zgłaszającej na żadne sankcje dyscyplinarne;
Natomiast wykorzystywanie systemu w sposób niezgodny z prawem oraz celowe dokonywanie fałszywych zgłoszeń podlega karze grzywny w wysokości 30 000 EUR oraz dwóch lat pozbawienia wolności. Informacje szczególne dla osób, których dotyczy zgłoszenie
Osoba, której dotyczy zgłoszenie zostaje o tym fakcie poinformowana podczas jego rejestrowania w celu umożliwienia jej wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych;
W przypadku konieczności zastosowania środków zabezpieczających mających na celu zapobieganie zniszczeniu związanych ze zgłoszeniem dowodów, osoba, której ono dotyczy jest informowana dopiero po zastosowaniu takich środków.

PRZETWARZANIE I PRZECHOWYWANIE DANYCH OSOBOWYCH

Dane osobowe osoby dokonującej zgłoszenia są przetwarzane z zachowaniem poufności i dotyczą:

tożsamości (z wyjątkiem zgłoszeń dokonywanych anonimowo);
stanowiska i danych teleadresowych;
zgłaszanych faktów;
informacji zgromadzonych w ramach dochodzenia;
sprawozdania z działań weryfikacyjnych oraz kolejnych kroków podjętych w wyniku dokonania zgłoszenia. Procedura dotycząca okresu przechowywania danych jest następująca:
Dane dotyczące zgłoszenia uznanego po otrzymaniu za wykraczające poza zakres obowiązywania systemu są po anonimizacji natychmiast niszczone;
W przypadku, gdy w wyniku zgłoszenia nie wszczęto postępowania dyscyplinarnego ani sądowego, dane dotyczące zgłoszenia są po anonimizacji niszczone w terminie dwóch miesięcy od zakończenia czynności weryfikacyjnych;
W przypadku wszczęcia postępowania dyscyplinarnego lub sądowego wobec osoby, której dotyczy zgłoszenie lub osoby dokonującej zgłoszenia niezgodnie z prawem, dane dotyczące zgłoszenia są przechowywane do chwili zakończenia postępowania. Zgodnie z ustawą dotyczącą informatyki i swobód z dnia 6 stycznia 1978 roku z późniejszymi zmianami mają Państwo prawo do:
dostępu, sprostowania, usuwania danych osobowych oraz wydawania dyspozycji dotyczących zarządzania danymi po śmierci ich właściciela. Mogą Państwo również – z uzasadnionych przyczyn – wyrazić sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących Państwa danych osobowych. Zgodnie z Rozporządzeniem (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku mogą Państwo, od dnia 25 maja 2018 roku, korzystać z prawa do ich przenoszenia (proces przenoszenia danych do formatów elektronicznych) oraz ograniczenia ich przetwarzania.
Można przesłać takie żądanie drogą pocztową na poniższy adres:

Paweł Makowski (DPO externe)) : odo@orpea.pl

Żądanie dotyczące prawa do dostępu należy podpisać i dołączyć do niego podpisany dokument potwierdzający tożsamość oraz umieścić w nim informacje umożliwiające udzielenie odpowiedzi.

Istnieje również możliwość złożenia reklamacji do organu nadzorczego. W celu uzyskania dodatkowych informacji należy zapoznać się z przysługującymi prawami na stronie internetowej CNIL (francuskiego organu ochrony danych osobowych).

WIELOETAPOWA PROCEDURA ZGŁASZANIA ZGODNIE Z USTAWĄ SAPIN II ORAZ UCHWAŁĄ CNIL Z DNIA 22 CZERWCA 2017 ROKU

W celu skorzystania z ochrony wynikającej z ustawy*, należy przestrzegać ogólnej, trzyetapowej procedury powiadamiania:

Zgłoszenie dokonywane jest u wyznaczonego przez przedsiębiorstwo referenta, który, w terminie dwóch miesięcy od chwili otrzymania zgłoszenia, weryfikuje następnie jego dopuszczalność. W przypadku, gdy referent nie udziela żadnej odpowiedzi ani nie potwierdza formalnie dopuszczalności zgłoszenia lub jej braku (przy zgłoszeniach anonimowych należy samemu śledzić przetwarzanie zgłoszenia na platformie, korzystając z unikalnego numeru zgłoszenia), można przejść do kolejnego etapu;
Zgłoszenia można dokonać w organach wymiaru sprawiedliwości (sąd, prokuratura) lub organach administracyjnych (prefektura, urząd inspektora, regionalny urząd ds. zdrowia, francuska agencja antykorupcyjna), które powinny udzielić odpowiedzi w terminie trzech miesięcy. W przypadku braku jej otrzymania można przejść do trzeciego etapu;

Zgłoszenie może zostać podane do wiadomości publicznej. Jedynie w przypadkach poważnego i prawdopodobnego niebezpieczeństwa* lub zagrożenia nieodwracalną szkodą zgłoszenia można dokonać bezpośrednio w organach wymienionych w drugim etapie lub podać do wiadomości publicznej. Opisywanie lub poświadczanie w złej wierze, z zamiarem zaszkodzenia lub jedynie częściowa i nieścisła znajomość faktów podanych do wiadomości publicznej lub rozpowszechnionych (w przypadku, gdy chodzi o fakty dotyczące sytuacji związanej z konfliktem interesów lub fakty mogące skutkować sankcjami dyscyplinarnymi) podlega sankcjom karnym i dyscyplinarnym. W przypadku nieprzestrzegania wieloetapowej procedury zgłaszania oraz gdy rozpowszechnianie informacji nie jest ani konieczne, ani proporcjonalne do ochrony danych interesów, osoba dokonująca zgłoszenia nie może korzystać z prawa do ochrony dla osób dokonujących zgłoszenia gwarantowanego ustawą Sapin II. Ustawa daje każdej osobie możliwość dokonania zgłoszenia u obrońcy praw, który kieruje je do odpowiedniego organu przyjmującego takie zgłoszenia. Procedura taka nie wchodzi w zakres wieloetapowej procedury zgłaszania. UWAGA: Fakt, iż osoba dokonująca zgłoszenie nie jest informowana o działaniach podejmowanych wskutek dokonania zgłoszenia, którego dopuszczalność potwierdzono nie świadczy o tym, że przetwarzanie się nie odbywa. Poufność podejmowanych działań zapewniana jest na takiej samej zasadzie jak poufność treści zgłoszenia i przekazywanych informacji.

Zaakceptuj